Zoho Books es una solución integral para la gestión de contabilidad, facturación y automatización de procesos fiscales para pequeñas y medianas empresas. Una de las funcionalidades más útiles de Zoho Books es su capacidad para integrarse con plataformas de facturación electrónica, como Verifactu, a través de herramientas de terceros como B2BRouter. En este artículo, exploraremos cómo se lleva a cabo esta integración, el proceso de activación y la importancia de cumplir con las normativas fiscales como Ticket BAI, SII y Verifactu España.
¿Qué es Verifactu y cómo funciona con Zoho Books?
Verifactu es una plataforma de facturación electrónica que cumple con los requisitos establecidos por la normativa fiscal en España. Esta plataforma es fundamental para que las empresas puedan enviar sus facturas electrónicas de acuerdo con las exigencias del gobierno, facilitando así la gestión de impuestos y la transparencia fiscal. Sin embargo, es importante destacar que Zoho no tiene una integración nativa con Verifactu. En cambio, ha desarrollado una integración con B2BRouter, un servicio de intermediación entre las plataformas de facturación y las autoridades fiscales.
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El proceso de integración: Zoho Books + B2BRouter
La integración de Zoho Books con Verifactu se realiza a través de B2BRouter, una plataforma que facilita la transmisión de facturas electrónicas. La ventaja de esta integración es que no tiene coste adicional por parte de Zoho, aunque es necesario adquirir las licencias correspondientes de B2BRouter. Para activar la integración, se debe seguir un proceso relativamente sencillo pero técnico.
B2Brouter Zoho Books y Zoho Invoice
Activa B2BRouter para Zoho Books para cumplir con VeriFactu: automatiza el envío de e-facturas, integra firma digital y hash encadenado, registra eventos, asegura trazabilidad con código QR y remisión a la AEAT en tiempo real.
Pasos para activar la integración
- Compra de licencias de B2BRouter: A pesar de que Zoho no cobra por la integración, necesitarás las licencias de B2BRouter. Este coste varía según el volumen de facturación y los servicios adicionales que elijas dentro de B2BRouter.
- Creación del módulo «E-invoicing» en Zoho Books: Una vez que se tenga acceso a B2BRouter, se añadirá un nuevo módulo a Zoho Books llamado E-invoicing. Este módulo será clave para generar facturas electrónicas conforme a la normativa de Verifactu.
- Configuración de registros fiscales: Para que la integración funcione correctamente, es necesario completar los datos fiscales tanto de la empresa como de los clientes. Esto incluye el CIF (número de identificación fiscal) de los clientes y el tuyo propio, que deben ser ingresados en el apartado de Impuestos dentro de Zoho Books. Además, será necesario incluir tres claves proporcionadas por B2BRouter.
- Generación y envío de facturas electrónicas: Una vez configurado, al crear una factura en Zoho Books, verás un nuevo botón de enviar para la facturación electrónica (no confundir con el botón de correo electrónico). Al hacer clic en este botón, el sistema tarda un poco en procesar la factura y la marcará como «yet to publish» (aún no publicada). Después, pasará a «initiate» (iniciada) y finalmente a «approve» (aprobada). Una vez aprobada, la factura se actualizará con un QR y una firma de verificación, lo que la hace totalmente válida y conforme a los requisitos de Verifactu.
Verifactu En Zoho Paso a Paso
Activar cuenta B2Brouter
Antes de iniciar la integración, siempre debes crear una cuenta en B2Brouter, que es el conector de datso de Verifactu con Zoho.
B2Brouter Zoho Books y Zoho Invoice
Activa B2BRouter para Zoho Books para cumplir con VeriFactu: automatiza el envío de e-facturas, integra firma digital y hash encadenado, registra eventos, asegura trazabilidad con código QR y remisión a la AEAT en tiempo real.
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Vamos a realizar la conexión Zoho Verifactu paso a paso
1. Solicitud Activación Verifactu en Zoho Books
Para activar completamente las funcionalidades de facturación electrónica y el conector Verifactu en tu cuenta de Zoho Books para España, es necesario que el equipo de soporte de Zoho realice una activación a nivel de backend (sistema interno).
Utiliza la Plantilla de Correo
Inicia sesión en tu cuenta de Zoho Books. / Ve a «Configuración» (el engranaje). / Selecciona «Organización» (en la sección General). / Busca el campo «ID de Organización» (Generalmente se encuentra en la parte superior derecha de la sección de detalles de la organización o al final de la página).
Copia y pega la siguiente plantilla en tu correo electrónico. Recuerda sustituir las etiquetas en mayúsculas por tu información específica:
Hello,
My name is **[TU NOMBRE]** from **[NOMBRE DE TU EMPRESA]**.
I am requesting the activation of e-invoicing for the Zoho Books account with the
ORGANIZATION ID: **[TU ID DE ORGANIZACIÓN COPIADO]**
I already have the B2Brouter account activated. I look forward to your comments.
Es fundamental enviar este correo antes de continuar con el resto de los pasos
Compra la licencia de B2BROUTER
Para que el conector funcione y pueda enviar tus facturas a la AEAT, necesitas una licencia con un coste externo activa de B2BRouter, el intermediario homologado.
Aviso Importante sobre Costes: El coste de las tarifas y la suscripción de B2BRouter es ajeno a la gestión y servicios de Millennials Consulting. La contratación, facturación y tarifas de la licencia de B2BRouter son responsabilidad exclusiva del usuario y de la plataforma B2BRouter.
1. Accede al enlace de registro de B2BRouter.
2. Sigue los pasos para crear tu cuenta, introducir los datos fiscales
3. Escoge tu licencia en función de cantidad de transacciones mensuales
4. Elige la forma de pago de la licencia
Configurar el conector
Este paso une la plataforma de gestión (Zoho Books) con el intermediario certificado (B2BRouter), asegurando que los datos de tus facturas viajen correctamente a la AEAT bajo el sistema Verifactu.
Activación de la API KEY
A continuación dirígete a la pestaña Desarrolladores y copia estos dos parámetros en un documento de notas (también puedes ir copiando y pegando sobre la marcha). Api Key (Amarillo) e Identificador de cuentas (en rosa)
A continuación, nos vamos a Zoho / Configuración y modulo Verifícate, lugar donde pegaremos estos dos parámetros
Parámetro signature
Finalmente, el último parámetro Signature. Copiamos la URL abajo a la derecha en Zoho. Y lo vamos a pegar en B2Brouter en la pestaña Desarrolladores / Webhooks / Añadir Webhook
- Pegamos este valor en URL
- Marcamos la casilla del medio
- Mostramos la clave que nos proporciona B2Brouter
- Copiamos la Clave
- Guardamos
Campos para actualizar en Zoho
Una vez que el conector de B2BRouter está activo, aparecerán nuevos campos obligatorios y requerirá una revisión de los datos existentes para garantizar que las facturas sean aceptadas por la AEAT.
- Actualización del NIF/CIF de la Organización: Ve a Configuración / Impuestos / Ajustes de Impuestos. Asegúrate de que tu NIF/CIF esté correctamente introducido en el campo correspondiente.
- Actualización Masiva de Clientes: De igual forma este campo ahora aparece en tus clientes:
Si lo prefieres puedes exportar la lista de clientes, e importar actualizando solamente la columna pertinente sobrescribiendo. - Por último, asegúrate que el campo de NOTAS del cliente siempre esté relleno. Para ello ve a crear una factura y rellena este campo. No olvide marcar el check, para que ya quede siempre relleno.
Asistencia Gratuita en implementación
Sabemos que la implementación de nuevos sistemas de cumplimiento puede generar dudas técnicas. Nuestro objetivo es que tu empresa facture sin preocupaciones.
Si tienes la mínima duda o prefieres delegar el proceso te invitamos a agendar una reunión personal y completamente gratuita con un consultor experto del equipo de Millennials.
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Cumplimiento de normativas fiscales: Verifactu, Ticket BAI y SII
Con esta integración, las empresas no solo cumplen con los requisitos de Verifactu, sino también con otros marcos fiscales como el Ticket BAI y el SII (Suministro Inmediato de Información), establecidos por la Agencia Tributaria en España. Estas normativas exigen que las facturas sean enviadas y almacenadas electrónicamente para asegurar la trazabilidad y la correcta fiscalización de los documentos.
- Verifactu: Como se mencionó anteriormente, Verifactu es una plataforma que facilita la validación de facturas electrónicas en España. Con la integración de B2BRouter, Zoho Books cumple con todos los requisitos de Verifactu, asegurando que las facturas emitidas sean válidas y verificables por las autoridades fiscales.
- Ticket BAI: Este sistema es obligatorio para empresas del País Vasco y Navarra, y regula la emisión de facturas electrónicas con un código QR y una firma electrónica, similar a Verifactu. La integración de Zoho Books con B2BRouter asegura que las facturas emitidas cumplan con Ticket BAI.
- SII (Suministro Inmediato de Información): El SII obliga a las empresas a transmitir información detallada sobre las facturas emitidas y recibidas a la Agencia Tributaria en tiempo real. La integración de Zoho Books con B2BRouter facilita este proceso, enviando automáticamente los datos de las facturas conforme a los requisitos del SII.
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Conclusión
La integración de Zoho Books con B2BRouter para cumplir con la normativa de Verifactu es una excelente solución para las empresas que buscan automatizar su proceso de facturación electrónica sin costos adicionales por parte de Zoho. Aunque es necesario adquirir las licencias de B2BRouter, el proceso es relativamente sencillo y permite a las empresas cumplir con regulaciones fiscales clave como Verifactu, Ticket BAI y SII.
Con esta integración, las empresas pueden estar seguras de que sus facturas son válidas, cumplen con las normativas fiscales vigentes en España y se envían de forma eficiente y segura a las autoridades fiscales. Si estás buscando una solución integral para la facturación electrónica en España, la combinación de Zoho Books y B2BRouter es una opción excelente para asegurar la conformidad y la eficiencia en tus procesos fiscales.
