En los últimos años, las empresas en España han tenido que adaptarse a una ola de nuevas regulaciones fiscales que apuntan directamente a su sistema de facturación. Entre ellas, Verifactu se ha convertido en una de las más mencionadas —y temidas— por muchos negocios. Si utilizas Zoho para la gestión de tu empresa, la pregunta es clara: ¿está Zoho preparado para cumplir con esta normativa? ¿Y cómo puedes adaptar tu sistema sin complicarte la vida ni poner en riesgo tu legalidad? En esta entrada hablamso de como trabajar de forma legal con Zoho y Verifactu.
¿Qué es Verifactu y por qué afecta a tu sistema de facturación?
El origen: Ley Antifraude y Ley Crea y Crece
Verifactu nace como parte del desarrollo técnico de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, y la Ley Crea y Crece. Su objetivo es claro: acabar con la manipulación o eliminación de facturas y fomentar la transparencia fiscal mediante sistemas de facturación que envíen la información directamente a la Agencia Tributaria, sin posibilidad de alteración.
Verifactu no es un software, es un mecanismo que define cómo deben comportarse los sistemas de facturación frente a la Agencia Tributaria. Y es aquí donde entra en juego la integración con soluciones como Zoho Books, Zoho Invoice o incluso Zoho CRM si está vinculado con procesos de ventas y facturación.
Empresas obligadas y plazos clave
Aunque aún no es obligatorio para todos, Verifactu marcará un antes y un después en la forma en que se emiten y almacenan las facturas. De momento, el gobierno ha ampliado el plazo para su entrada en vigor hasta el 1 de julio de 2025, pero lo cierto es que adaptarse cuanto antes es clave, no solo para evitar sanciones, sino para transformar el proceso de facturación hacia uno más transparente, automatizado y controlado.
¿Está preparado Zoho para Verifactu?
Avances en Zoho Books y la integración con Verifactu
Zoho ha respondido con rapidez al anuncio de Verifactu y ya se encuentra trabajando activamente en el desarrollo de integraciones que cumplan con las exigencias de la Ley Antifraude. Especialmente a través de Zoho Books, su ERP financiero que ya cuenta con funciones avanzadas como:
- Firma electrónica de facturas
- Auditoría y trazabilidad
- Control de versiones
- Registro inmutable de transacciones
Además, en su comunidad oficial y foros de soporte, Zoho ha confirmado que están preparando un conector directo con la Agencia Tributaria española, siguiendo las especificaciones de Verifactu.
Situación actual de la API y conectores disponibles
A día de hoy, Zoho permite a través de su API personalizar casi cualquier proceso relacionado con la facturación. Esto ha permitido que partners como nosotros podamos desarrollar soluciones a medida para enviar automáticamente la información fiscal según los parámetros de Verifactu, incluso antes del lanzamiento oficial del conector.
Desde Millennials Consulting, ya estamos desarrollando integraciones utilizando la API de Zoho Books combinada con sistemas de terceros que cumplen con la normativa de Verifactu. La clave está en usar automatizaciones, control de logs y firma digital para mantener la trazabilidad y cumplir con la normativa sin renunciar a la flexibilidad de Zoho.
Cómo adaptar Zoho Books y Zoho Invoice a Verifactu paso a paso
Configuración básica y adaptación legal
El primer paso para preparar tu sistema es asegurar que estás utilizando una versión actualizada y completa de Zoho Books o Zoho Invoice. A partir de ahí, es fundamental:
- Configurar los campos fiscales correctamente (NIF, dirección, código CNAE).
- Asegurarte de que las facturas son inalterables una vez emitidas.
- Activar los registros de auditoría y logs que indiquen quién, cuándo y cómo se ha generado o modificado un documento.
- Aplicar una firma digital a las facturas emitidas.
- Preparar el sistema para enviar los datos automáticamente a la AEAT en tiempo real o casi real.
Gestión de envíos automáticos a la Agencia Tributaria
Este es el punto neurálgico. Si bien Zoho no tiene aún (abril 2025) un envío directo certificado con la AEAT, se pueden construir integraciones mediante API con herramientas o desarrollos personalizados que permitan:
- Enviar automáticamente la factura firmada
- Registrar la confirmación de envío y respuesta de la AEAT
- Bloquear modificaciones posteriores
Desde nuestra experiencia, una integración bien hecha entre Zoho Books y un intermediario autorizado puede cumplir perfectamente con la normativa Verifactu y adelantarse al sistema oficial.
Claves para una integración efectiva: personalización, automatización y soporte
Cómo personalizar Zoho CRM y Books para tu negocio
En Millennials Consulting, como Partner Oficial de Zoho CRM, hemos trabajado con decenas de empresas para personalizar su entorno Zoho según sus necesidades específicas, especialmente en áreas como ventas, contabilidad y legal.
“Diseñamos módulos y flujos de trabajo personalizados para optimizar la gestión de clientes y ventas”, una estrategia clave cuando el CRM se convierte en el punto de partida para la emisión de presupuestos y facturas.
Esta personalización incluye:
- Campos personalizados
- Flujos automatizados de facturación
- Notificaciones y alertas legales
Automatización de procesos y cumplimiento sin errores
Otra de nuestras áreas fuertes es la automatización. Desde la generación de presupuestos hasta el envío de facturas o la detección de fallos, todo puede ser automatizado con Zoho:
- Recordatorios de pago y vencimientos
- Alertas si una factura no ha sido firmada correctamente
- Envío automático de facturas firmadas a través del conector Verifactu
- Archivos adjuntos cifrados en emails para reforzar la seguridad
“Implementamos reglas de puntuación, flujos de trabajo y análisis de datos para mejorar la eficiencia operativa.”
Importancia del soporte y la formación continua
Adaptarse a Verifactu no es un proceso único, es una transformación a largo plazo. Y por eso, acompañamos a nuestros clientes no solo durante la implementación, sino también con formación y soporte continuo.
“Capacitamos a equipos de trabajo y ofrecemos soporte constante para asegurar el máximo aprovechamiento de la plataforma”, una garantía esencial en un entorno legal cambiante como el actual.
