¿No te gustaría saber más sobre migrar datos de Hubspot a Zoho? Los CRM son un tipo de aplicación especial que se está haciendo cada vez más común dentro de las empresas. Dicha clase de software, tiene como objetivo principal centralizar todas las interacciones que existen entre una empresa en concreto y sus clientes. Con esto se consigue que esta empresa pueda optimizar al máximo el conocimiento que tiene de sus clientes y así adaptarse a sus necesidades.
Como adivinarás, hoy día existen diferentes aplicaciones CRM entre las cuales escoger. Son Zoho y Hubspot dos de los programas más utilizados, cada uno con sus propias ventajas y desventajas particulares. Siendo así, es bastante probable que necesites aprender cómo migrar datos de Hubspot a Zoho o viceversa. A fin de poder tener siempre esa aplicación que necesitas para mejorar el rendimiento de la empresa.
Lo primero que se debe hacer es crear una copia de seguridad en Hubspot, a fin de poder resguardar la información. Luego de esto, tendrás que exportar todos los datos que tengas dentro de la aplicación para migrarlos a Zoho, pudiendo hacer esta exportación de datos al seguir los siguientes pasos:
- Dirígete a tu cuenta Hubspot y ahí haz clic en Marketing.
- Luego de esto, presiona en la opción que diga archivos y plantillas, para luego hacer clic en la opción de archivo.
- En esta nueva ventana verás la opción de exportar todos los archivos ZIP, pudiendo ver en el cuadro de diálogo un espacio para colocar el correo electrónico donde será enviado dicho archivo ZIP.
- Al colocar el correo, presiona la opción de exportar y así recibirás en enlace para exportar tu información de Hubspot.
Con los archivos exportados, tendrás que verificar la estructura de las carpetas, a fin de que estas concuerden directamente con la estructura de Zoho y hacer un migrado de datos desde Hubspot exitoso. Dicha estructura de carpeta que se debe seguir es la siguiente:
- Una carpeta de datos en donde se contienen los datos de todos los archivos, incluyendo el archivo CSV correspondiente al registro de asignaciones de los archivos adjuntos.
- Una carpeta de archivos adjuntos, conteniendo así los archivos de origen que se utilizan como archivos en la cuenta de CRM.
Vale mencionar que todos los datos deben seguir el formato antes comentado, pudiendo generar algún error en la carga si existen carpetas adicionales.
Entre los módulos que podrás migrar a Zoho CRM se encuentran los siguientes:
- Libros de precios.
- Proveedores.
- Órdenes de compra.
- Facturas.
- Órdenes de venta.
- Cotizaciones.
- Productos.
- Soluciones.
- Casos.
- Archivos adjuntos.
- Actividades (tales como llamadas, eventos, tareas y afines).
- Notas.
- Campañas.
- Acuerdos.
- Contactos.
- Cuentas.
- Potenciales Clientes.
- Usuarios.
Sabiendo y realizando lo anterior, lo siguiente que queda es acudir directamente al asistente de migración de Zoho para colocar, de forma correcta, esos datos extraídos de Hubspot en la cuenta Zoho de la empresa. ¡Esta es la forma más fácil de migrar de Hubspot a Zoho!
Consideraciones previas
Pese a que el asistente de migración en Zoho es bastante competente y puede facilitar este proceso de gran manera, lo cierto es que no es infalible. No solo tendrás que estar muy pendiente del proceso, sino que además tendrás que tener en cuenta las siguientes consideraciones previas a migrar de Hubspot a Zoho:
- Los archivos a migrar a Zoho tienen que estar en formato CSV.
- El tamaño máximo que puede tener un archivo para migrar a Zoho es de 4 GB, teniendo como límite 200 archivos que se pueden migrar a la vez.
- Es posible cargar por completo un archivo ZIP a Zoho, siempre y cuando se cumpla la estructura mencionada con anterioridad. En el caso de que sean archivos de datos provenientes de Salesforce, todos los archivos dentro del ZIP deben tener el formato de datos CSV y debe existir una carpeta que lleve el nombre de Archivos adjuntos donde se guarden los archivos de origen que se utilizaron como archivos adjuntos dentro de los registros de Salesforce.
- Las pestañas o los módulos no pueden ser migrados a Zoho como si fuesen un todo, aunque sí se pueda migrar los datos de estos módulos en concreto.
- Puedes llegar a omitir algunos módulos que no sean relevantes, aunque esto depende directamente de la aplicación desde la cual se realice esta migración de datos.
- Es posible asignar dos o más archivos a un solo módulo, siendo necesario para ello que el encabezado de la comuna coincida en todos los archivos.
- Como recomendación, se puede sugerir que siempre se migren los datos del usuario a Zoho como primera acción a realizar. Asegurándose de que el campo de ID del propietario del registro se encuentre asignado directamente con el ID del propietario en Zoho CRM.
Pasos para migrar datos de Hubspot a Zoho manualmente
En el presunto caso de que no quieras dejar que el administrador de importación de archivos de Zoho te asesore. Opta por hacer el proceso de forma mucho más manual. Solamente es necesario que sigas los siguientes pasos:
- Inicia sesión en Zoho CRM en una cuenta que tenga permisos de administrador.
- Ve a configuración y luego a administración de datos. Es necesario que presiones de ahí la opción importar.
- En esta ventana podrás buscar los archivos que ya tienes preparados (con las consideraciones y pasos ya mencionados) y haz clic en siguiente.
- Ahora, tendrás que pasar a la sección de asignación de módulos y archivos, constatando que todos estos archivos se encuentren bien asignados y asociados.
- Haz clic en siguiente si todo está en orden y continúa asignando los campos para cada módulo según corresponda, teniendo ahí todo un abanico de opciones para configurar o administrar los módulos que están por subirse a Zoho CRM. Podrás hacer cosas tales como:
- Crear campos personalizados.
- Asignar los campos correspondientes a cada módulo.
- Modificar las etiquetas del campo.
- Seleccionar el tipo de campo y demás.
- Lo que resta por hacer es guardar todo y presionar el botón de siguiente, pasando a una nueva página donde podrás comprobar el estado de asignación del campo y el estado previo a la migración de los módulos.
- Finalmente, haz clic en la opción que diga Inmigración para que se comience con el proceso de migración de los datos, pudiendo hacer clic en la opción de Editar asignación durante la migración (si es que esto fuese necesario).
Como aspecto a resaltar del proceso de migración de Zoho, se puede mencionar que este proceso se detendrá de forma automática si se encuentran más de 5000 registros omitidos en un módulo durante este proceso. Queda en tus manos si deseas continuar o descartar la migración.
Así que, como ya quedó demostrado, migrar datos de Hubspot a Zoho realmente no es algo complicado para quien ya ha trabajado con estas herramientas tan particulares. Para quienes efectivamente no tienen tanta experticia, estos pasos e información pueden ayudar muchísimo a iluminar ese sendero de exportación e importación de datos de un CRM a otro. Aún más si se habla de uno de los mejores CRM actualmente disponibles como es el caso de Zoho.
Por consiguiente, ¿qué esperas para realizar este proceso de migrado de Hubspot a Zoho en pocos minutos si es que tanto lo necesitas?
