Las subvenciones son una fuente de financiación clave para muchas pymes y entidades, pero su correcta contabilización y justificación exige rigor. A continuación tienes una guía clara y práctica —enfocada al marco español (PGC)— sobre qué tener en cuenta, cómo funcionan y cómo reflejarlas en la contabilidad y en los impuestos.
1) Antes de aceptar la subvención: lee la “letra pequeña”
Revisa siempre:
- Naturaleza: ¿es reintegrable (préstamo condicionado) o no reintegrable (ayuda a fondo perdido)?
- Finalidad: explotación (cubrir gastos/actividad) o capital/inversión (financiar activos a largo plazo).
- Condiciones: plazos de ejecución, elegibilidad de gastos, cofinanciación, obligaciones de publicidad, mantenimiento del activo/empleo, etc.
- Calendario de cobros: anticipos, pagos parciales, hitos de verificación y posibles reintegros.
- Documentación exigida: facturas, ofertas, actas de recepción, evidencias fotográficas, informes técnicos, registros de horas, etc.
Un buen hábito es abrir el proyecto con su presupuesto, cronograma y matriz de requisitos para no perder de vista nada.
2) ¿Cuándo se reconoce contablemente?
Aplica el principio de devengo y la idea de “seguridad razonable”: se reconoce cuando existe evidencia de que se cumplirán las condiciones y se recibirá la ayuda.
- Subvenciones no reintegrables de explotación: se llevan a resultados como ingreso en el ejercicio al que se refieren los gastos subvencionados (periodificación).
- Subvenciones no reintegrables de capital/inversión: se registran inicialmente en patrimonio neto y se imputan a resultados de forma sistemática en los mismos ejercicios en que el activo subvencionado se amortiza (para “casar” ingreso con gasto).
- Subvenciones reintegrables: mientras exista la obligación potencial de devolver, se contabilizan como pasivo (deuda).
Subvenciones en especie (p. ej., cesión de un equipo): reconoce el activo a valor razonable y la subvención; amortiza el activo e imputa a resultados la parte proporcional de la subvención.
3) Esquema contable típico (PGC, sin entrar en números de cuenta)
- Concesión concedida (cuando ya hay seguridad razonable):
- Activo (derecho de cobro) contra Ingreso de explotación (si cubre gastos) o contra Patrimonio neto (si es de capital).
- Cobro:
- Banco contra Derecho de cobro.
- Imputación a resultados (solo en las de capital):
- Traspaso desde patrimonio neto a ingresos en la misma proporción que la amortización del activo subvencionado.
- Reintegros (totales o parciales):
- Reconoce el pasivo por el importe a devolver y el correspondiente gasto (más, en su caso, intereses de demora).
4) IVA e impuestos: puntos sensibles
- IVA: en general, las subvenciones no están sujetas a IVA, salvo las vinculadas al precio (cuando el importe recibido reduce el precio para el cliente), que sí forman parte de la base imponible del IVA de las operaciones. Analiza la redacción de la ayuda; si modula el precio final, cuidado.
- Impuesto sobre Sociedades (IS):
- Las subvenciones de explotación suelen integrarse en la base imponible del ejercicio en que se contabilizan como ingreso.
- Las subvenciones de capital tributan a medida que se imputan a resultados (en paralelo a la amortización contable).
- Revisa posibles diferencias temporarias y su efecto en impuestos diferidos si procede.
- IRPF/retenciones: en autónomos, el criterio es análogo (ingresos de la actividad). Comprueba si la convocatoria exige retención (no es lo habitual, pero puede suceder en ciertos pagos públicos a profesionales).
5) Control interno y justificación
Para evitar sustos en auditorías o verificaciones:
- Centros de coste/proyectos: crea subcuentas por proyecto para trazar cada gasto e ingreso vinculado a la subvención.
- Archivo documental: guarda facturas originales, contratos, tres ofertas si lo exige la norma de contratación, justificantes de pago, extractos bancarios, nóminas y TC, evidencias de recepción, informes y entregables.
- Conciliaciones: cruza periódicamente contabilidad–presupuesto–banco–expediente.
- Seguimiento de hitos: define responsables y fechas; documenta modificaciones aprobadas (ampliaciones de plazo, reprogramaciones).
- Comunicación: cumple las obligaciones de publicidad (logos, menciones), especialmente en fondos europeos.
6) Errores frecuentes (y cómo evitarlos)
- Registrar la subvención al cobro y no al devengo. → Lleva un control de condiciones y devengo real.
- No periodificar las de explotación. → Imputa el ingreso al ejercicio de los gastos subvencionados.
- No casar la imputación de las de capital con la amortización del activo.
- Olvidar las condiciones (mantenimiento de empleo/activo). → Podrían pedir reintegro.
- Confundir el tratamiento en IVA de subvenciones vinculadas al precio. → Analiza la convocatoria y, ante duda, consulta.
- Justificación incompleta. → Lista de chequeo y revisión cruzada antes de presentar.
7) Ejemplo rápido
La empresa recibe una subvención de capital del 30% para una máquina de 100.000 €, vida útil 10 años.
- Al concederse: derecho de cobro 30.000 contra patrimonio neto (subvención de capital 30.000).
- Cada año: amortización de la máquina 10.000 y traspaso a resultados de 3.000 (30.000/10 años). Así, el gasto neto anual es 10.000 (amort.) – 3.000 (ingreso subv.) = 7.000.
- En IS, esos 3.000 tributan cuando se imputan.
8) Checklist exprés
- Identifica tipo (explotación/capital, reintegrable/no).
- Verifica condiciones y calendario.
- Define subcuentas por proyecto.
- Periodifica ingresos y/o traspasos a resultados.
- Revisa implicaciones de IVA e IS.
- Prepara la carpeta de justificación y concilia.
- Documenta todo y guarda evidencias.
9) Caso especial: subvención Kit Digital (España)
El Kit Digital es un programa de Red.es (fondos Next Generation EU) que otorga un bono para contratar soluciones de digitalización con agentes digitalizadores. Normalmente no recibes dinero en tu cuenta: el bono se aplica a la factura del proveedor y tú abonas el IVA y, si procede, el exceso sobre el importe subvencionado.
Si quieres conocer mejor como funciona la contabilidad en esta subvención en concreto, entra aquí.
