Si te estás jugando la operativa diaria entre no verifactu y sistema VeriFactu, aquí tienes una guía directa y práctica para decidir. Te explico qué exige la AEAT (RRSIF, RD 1007/2023), cómo funciona la remisión en tiempo real de registros, qué implica el registro de eventos, la firma digital y el hash, y cuándo usar código QR y encadenamiento para asegurar la trazabilidad sin fricción en tu negocio.
En nuestro caso, conectamos Zoho CRM con Books para que el presupuesto se convierta en factura sin romper la trazabilidad VERI*FACTU. Ese “de cotización a cobro” trazado es el que aporta control y paz mental a dirección financiera y a ventas.
B2Brouter Zoho Books y Zoho Invoice
Activa B2BRouter para Zoho Books para cumplir con VeriFactu: automatiza el envío de e-facturas, integra firma digital y hash encadenado, registra eventos, asegura trazabilidad con código QR y remisión a la AEAT en tiempo real.
Diferencias clave entre VeriFactu y No VeriFactu
Antes de entrar en harina, una regla de oro: VeriFactu no es obligatorio por sí mismo; es una opción del Sistema de Información de Facturación (SIF) regulado por el RRSIF (RD 1007/2023). La clave es si remites o no remites registros a la AEAT en línea e inmediatamente.
Tabla comparativa rápida
| Aspecto | VeriFactu | No VeriFactu |
| Envío a AEAT | Automático (registros en tiempo casi real) | No envía por defecto (custodia local) |
| Cumplimiento técnico | Registro de eventos, hash, firma, QR, encadenamiento | Los mismos controles: integridad e inalterabilidad con hash/firma/encadenamiento |
| Visibilidad de Hacienda | Alta (trazabilidad casi inmediata) | Bajo impacto inmediato (envías si te lo requieren) |
| Operativa | Excelente para entornos conectados y multi-sede | Útil si trabajas offline o con sistemas aislados |
| Riesgos/retos | Mayor exposición a errores de captura en tiempo real | Mayor carga de auditoría interna y custodia |
| Para quién | Pymes digitalizadas, SaaS, retail con TPV conectado | Field services, obra, rural, conectividad irregular |
Cuando integramos Books con B2BRouter, el envío en formato facturae y los logs firmados quedan alineados con la AEAT. Así evitamos dobles tareas entre back-office y equipo comercial.
Remisión en tiempo real vs. custodia local
- VeriFactu: tu software remite registros de facturación en línea e inmediata. Encaja en organizaciones con buena conectividad, reporting avanzado y cultura de dato.
- No VeriFactu: mantienes el control interno y no remites por defecto; debes demostrar integridad del registro, su inalterabilidad, encadenamiento y firma si la AEAT lo solicita.
Qué datos ve la AEAT y cuándo
La AEAT no necesita tu PDF; trabaja con registros (campos clave del asiento/expedición). En VeriFactu los recibe al vuelo; en No VeriFactu los aportarás cuando proceda (requerimiento, inspección, etc.). Esto afecta a cómo diseñas logs, huellas y evidencias.
Requisitos técnicos: hash, firma y encadenamiento
Tu sistema (tanto con VeriFactu como sin él) debe:
- Generar huella criptográfica (hash) por registro y encadenarla con el anterior.
- Mantener registro de eventos (altas, modificaciones permitidas, anulaciones justificadas).
- Guardar firma y, cuando aplique, código QR para trazabilidad.
- Asegurar sellado temporal y política de retención compatible con auditoría.
Hemos visto que la firma y el encadenamiento no restan agilidad si se orquestan bien los flujos en Zoho: el usuario ni lo nota, pero el auditor sí.
¿Cuándo conviene No VeriFactu?
El modo No VeriFactu es razonable cuando:
- Operas conectividad irregular (obra, movilidad, zonas rurales).
- Tu proceso exige validaciones previas internas antes de exponer registros a Hacienda.
- Priorizas baja fricción en campo (por ejemplo, técnicos que facturan después).
- Tu ERP/TPV aún no está listo para remisión estable.
Ejemplo: una empresa de mantenimiento con 40 técnicos sin cobertura estable. Solución: capturan servicio en CRM móvil, cierran parte y generan la factura offline. A final de jornada, sincronizan. El sistema conserva hash, evento y encadenamiento. Si AEAT pide registros, se exportan con evidencia intacta.
Riesgo a vigilar: elevar la disciplina de logs y auditoría interna (quién cambió qué y cuándo). Aquí un workflow de aprobación en CRM evita sorpresas.
¿Cuándo conviene VeriFactu?
Apuesta por VeriFactu si:
- Necesitas KPIs diarios y conciliación casi en vivo.
- Operas multisede/omnicanal y quieres trazabilidad centralizada.
- Tienes cultura de dato único y procesos ya digitalizados.
Caso real tipo: retail con eCommerce + tiendas. Con VeriFactu, las ventas de TPV y online remiten registros al cierre, lo que permite a finanzas detectar incidencias y ajustar SII/libros registro sin esperas.
En proyectos con TicketBAI, dejamos todo listo para convivir con No VeriFactu o dar el salto a VeriFactu según la madurez tecnológica de cada delegación.
Integración en Zoho: del presupuesto a la factura
El mayor impacto no está en el “qué” sino en el “cómo”:
- Zoho CRM centraliza oportunidades y presupuestos.
- Al aceptar, el presupuesto se transforma en factura en Zoho Books (o Invoice).
- B2BRouter gestiona Facturae y conexiones B2B/AA.PP., con logs firmados.
- La integración guarda trazabilidad completa (quién aprobó, quién envió, cuándo).
- Opcional: remisión VeriFactu o custodia No VeriFactu según tu política.
“Cuando integramos Zoho Books con B2BRouter, el envío facturae y la trazabilidad quedan alineados con la AEAT; el equipo solo ve un botón de “Enviar”, el resto es automatización.”
Zoho CRM + Books + B2BRouter (facturae)
- Campos personalizados en CRM para capturar la info fiscal desde el primer contacto.
- Reglas de validación (NIF, series, referencia de pedido) antes de emitir.
- Webhooks/API para crear el registro con hash y firma al guardar el documento.
- Panel de auditoría: estado, eventos, intentos de envío, respuestas, adjuntos y QR.
Implementación paso a paso y checklist RRSIF
- Diagnóstico: inventario de orígenes de factura (TPV, web, proyectos, suscripciones).
- Política: ¿VeriFactu, No VeriFactu o mixto por canal/centro?
- Modelado: series, numeración, roles, aprobaciones, reversos.
- Controles: hash, firma, encadenamiento, registro de eventos.
- Conectores: B2BRouter (Facturae), TicketBAI donde aplique, SII/Libros.
- Pruebas: datos de prueba, lote de integración, estrés con desconexiones.
- Formación: guías de “qué hacer” y “qué no hacer”.
- GO-LIVE: monitor, alertas, SLA de incidencias.
Checklist RRSIF (marcar antes de salir a producción)
- Series y reglas de numeración cerradas.
- Hash calculado y encadenamiento activo por registro.
- Registro de eventos con detalle de usuario, fecha y cambio.
- Firma aplicada y QR disponible donde proceda.
- Exportador de registros para requerimientos (no solo PDFs).
- Política de retención y backups documentada.
- Pruebas de remisión (si VeriFactu) o de exportación (si No VeriFactu).
Validaciones, logs y auditoría
- Validaciones: evita series duplicadas, campos fiscales vacíos y errores de NIF.
- Logs: cada cambio debe dejar rastro (antes/después) y motivo.
- Auditoría: informes mensuales de integridad y muestreo de registros.
FAQs de negocio sobre No VeriFactu
¿Es obligatorio usar VeriFactu?
No. Es una opción. Con No VeriFactu cumples si aplicas hash, firma, registro de eventos y custodia íntegra de registros.
¿Qué se envía a Hacienda?
Registros de facturación, no el PDF. En VeriFactu, la remisión es en línea e inmediata; en No VeriFactu, cuando proceda.
¿Puedo empezar en No VeriFactu y pasar a VeriFactu?
Sí. De hecho, en entornos mixtos (p. ej., delegaciones con y sin red) suele ser lo mejor.
¿Cómo evito fricción operativa?
Automatiza en CRM/Books: validaciones antes de emitir, plantillas, conectores y alertas si falla un envío o un hash.
No VeriFactu te da control y margen si tu realidad es desconexión o procesos complejos; VeriFactu te da trazabilidad inmediata y simplifica reporting. La decisión es de arquitectura operativa, no solo normativa. Con Zoho CRM + Books + B2BRouter orquestado por un partner, el cumplimiento (hash, firma, eventos, QR) no frena el negocio: lo hace medible, auditable y más rentable.
“Diseñamos procesos donde el presupuesto nace en Zoho CRM, se convierte en factura en Zoho Books y todo el circuito queda trazado y auditado según Verifactu, con logs, firma digital y trazabilidad completa.”
