Si usas registro horario Zoho People, te contamos cómo pasar de “cumplimos a medias” a “cumplimos de sobra” con la nueva regulación que llega en 2026: fichaje digital, control de presencia, trazabilidad e inspección en remoto — todo sin dolores operativos ni sanciones. En nuestro día a día implantando Zoho con pymes y autónomos, hemos visto que el éxito no va solo de “fichar”, sino de dejar un rastro inalterable y fácil de auditar.
Qué cambia con la nueva ley de 2026
El Gobierno ha dado tramitación urgente al nuevo reglamento de registro horario. Esto acorta a la mitad los plazos y permite que el desarrollo reglamentario entre en vigor tras su publicación en el BOE; Trabajo ya ha adelantado que el registro será digital y accesible para trabajadores, sindicatos e Inspección. A falta de texto definitivo, el enfoque es reforzar la interoperabilidad y el control en tiempo real para combatir horas extra impagadas.
Algunos medios hablan además de inalterabilidad del registro e incluso de posible homologación de software en 2026. No es oficial (todavía), pero conviene prepararse con sistemas que garanticen trazabilidad, exportación inmediata y evidencias técnicas.
Qué significa para tu empresa
- Nada de papel ni excels caseros: registro digital y verificable.
- Acceso (posiblemente remoto) para Inspección; en todo caso, accesible para las partes.
- Más foco en trazabilidad/inalterabilidad y facilidad de auditoría (tendencia).
Requisitos: digital, trazable e inalterable
El marco actual (art. 34.9 ET y RDL 8/2019) ya obliga al registro diario y a conservarlo 4 años con disponibilidad para plantilla e Inspección. El nuevo reglamento pivotará sobre fiabilidad, accesibilidad y detalle (p. ej., distinguir jornadas ordinarias/flexibles/extra).
Traducción técnica para 2026
- Digital by default: app/web/Kiosk, sin huecos manuales.
- Trazabilidad: logs de actividad, sello temporal, quién cambia qué y cuándo.
- Inalterabilidad práctica: políticas de edición con justificación, versionado y exportaciones periódicas firmadas para custodia.
- Acceso en remoto o inmediato a requerimiento (si así queda en el RD).
- Retención mínima 4 años (vigente).
Zoho People para el control de presencia
Zoho People cubre control horario y presencia con fichaje web, móvil (GPS) y Kiosk (reconocimiento facial), gestión de turnos y vacaciones, incidencias, informes y exportación. Es decir: todo lo que piden negocio, RR. HH. y auditoría.
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Fichaje web, móvil y Kiosk
- Web: entrada/salida desde portal y políticas de permisos.
- Móvil con GPS: fichaje en ruta con geolocalización y geofencing.
- Kiosk (tablet en recepción/obras/almacén) con reconocimiento facial para evitar suplantaciones.
Geolocalización, IP y geofencing
Puedes limitar fichajes por rango de IP (oficina/VPN) y por zonas geográficas (geofencing) para cortar fraudes tipo “ficho desde casa”. Esto es oro ante inspecciones.
Cómo configurar el registro horario
Mi receta (la que aplicamos en pymes de logística, clínicas y despachos) va así:
- Política: quién puede editar y cómo justificar, campos obligatorios, pausas y teletrabajo.
- Canales de fichaje: activa solo los que necesitas (web/móvil/Kiosk) y combina con IP+geo.
- Turnos y calendario: horarios, nocturnidad, festivos, jornadas parciales.
- Alertas: notifica en tiempo real incumplimientos y horas extra.
- Exportación: automatiza descargas mensuales y respaldo seguro (WorkDrive/Analytics/almacenamiento) para 4 años.
Turnos, pausas y teletrabajo
Define turnos (rotativos/fijos), pausas (comidas/fumar) y normas de teletrabajo: fichaje remoto permitido solo con VPN e IP autorizadas y geofencing en la ciudad del empleado. Así equilibras productividad y cumplimiento.
Integración con nómina y BI
Exporta informes de asistencia (entradas/salidas, horas totales, ausencias) y conéctalos a nómina/BI para cuadrar horas extra y costes por centro/turno. Zoho People permite exportar informes y, con Analytics, puedes componer paneles para dirección.
Auditoría y exportación para inspección
El “arma secreta” es el Activity Log: quién tocó qué y cuándo. En Zoho People se retiene hasta 6 meses, por lo que recomiendo exportar logs y guardarlos en tu repositorio de compliance para garantizar trazabilidad a largo plazo (mínimo 4 años).
Trazabilidad: logs y auditoría
- Logs de cambios + justificación de ediciones.
- Copias mensuales con hash o firma (si usas repositorios con versionado).
- Registros de Kiosk con foto y marca de tiempo.
Informes y acceso en remoto
Prepara un paquete estándar: informe mensual por persona/centro, detalle de horas ordinarias y extra, histórico de cambios, y acceso en un clic para auditoría interna y (si el RD fija acceso remoto) para Inspección.
Privacidad y biometría: precauciones
El uso de reconocimiento facial (Kiosk/móvil) exige evaluar base jurídica (interés público en materia laboral vs. consentimiento), minimización, información y alternativas razonables. Hay debate sobre la futura regulación; algunos medios sugieren exigencias de inalterabilidad y homologación. Hasta BOE, te recomiendo DPIA (evaluación de impacto), retención mínima necesaria y controles de acceso estrictos.
Casos de uso: oficina, híbridos y campo
- Oficina multi-sede: Kiosk en recepción + web; fichajes solo desde IP corporativa.
- Equipos híbridos: móvil con geofencing por ciudad + teletrabajo autorizado por IP.
- Campo/obras/reparto: Kiosk portátil (tablet) + móvil GPS; informes diarios al jefe de obra.
En todos, automatizamos alertas de ausencias, turnos y vacaciones con aprobaciones; menos trabajo manual, más control de presencia.
Subvenciones: Kit Digital y Kit Consulting
La adaptación no tiene por qué doler al bolsillo. Como Agente Digitalizador del Kit Digital y adheridos a Kit Consulting, ayudamos a financiar diagnóstico, configuración de Zoho People, integraciones (nómina/BI) y formación de equipos para acelerar la adopción.
Implantación con Millennials Consulting
Somos consultores especialistas en Zoho (CRM, integraciones y People) y equipo multidisciplinar (marketing, IT, procesos, ventas). Acompañamos desde la memoria técnica y el plan de acción, hasta el go-live y la monitorización. Lo hacemos a menudo con sectores tan distintos como educación, salud, legal, inmobiliario, transporte o industria: sabemos traducir la ley a operativa diaria sin frenar tu negocio.
Conclusión
2026 será el año del registro horario digital, trazable y auditable. Si hoy pones a punto Zoho People (fichaje web/móvil/Kiosk, geolocalización, IP/geofencing, logs y exportación), mañana tendrás un sistema inalterable de facto y listo para la Inspección, con el plus de subvenciones para que el proyecto salga redondo.
FAQs Nueva la Ley de Registro horario y Zoho People
¿Cuándo se publica en el BOE?
La reforma está en tramitación urgente; falta su publicación y detalle final.
¿Será obligatorio un software “homologado”?
No está confirmado; algunos medios lo apuntan. Prepara inalterabilidad y auditoría por si se exige.
¿Debo conservar 4 años los registros?
Sí, sigue vigente la conservación mínima de 4 años.
¿Puedo usar biometría (rostro/huella)?
Zoho People ofrece Kiosk con reconocimiento facial; úsalo con evaluación de impacto y medidas RGPD.
Fuentes
Zoho People docs: Kiosk (facial), IP/geo-restriction, reports/export, activity log.
RTVE: urgencia del trámite; registro digital y accesible.
El País: interoperabilidad, plazos y esquema del RD.
PressDigital: acceso remoto (declaraciones).
El Debate: inalterabilidad y posible homologación (no oficial).
BOE / ET art. 34.9: conservación 4 años
