Elimina Duplicados de tu Zoho CRM

Elimina duplicados zoho crm

Tener un CRM libre de registros duplicados, es increiblemente valioso, por ello debemos ser muy cuidadosos con los datos que cargamos, y cómo gestionamos esos datos una vez captados.

Ya sabemos que cuantos más leads, posibles clientes, contactos, etc. mejor, péro hay que ser cuidadoso, porque a medida que crecemos en registros en nuestro CRM, también aumentan las posibilidades de que se nos generen duplicados y nuestro CRM deje de estar limpio.

Ahora lo importante, cómo podemos solucionar y/o evitar los duplicados. 

  • Solución preventiva.

La mejor manera de no tener duplicados es evitándolos desde el principio, ¿cómo lo hacemos? En el área de configuración nos iremos a personalización, clicaremos sobre módulos y campos, ir al módulo en específico sobre el cual queremos realizar la acción, por ejemplo: Posibles Clientes, una vez ahí abriremos el menú (3 puntos) e iremos a “preferencias de comprobación de duplicados y activar la comprobación mediante campos únicos”, para esto también será necesario determinar en los campos cuales serán únicos ej.: correo electrónico, una vez marcado un campo como “único” se puede detener la creación de un registro duplicado.

Importante: no se puede tener más de dos campos cómo únicos, por lo que es aconsejable elegir de manera inteligente que campos merecen ser únicos en cada uno de nuestros módulos.

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  • Solución reactiva.

Sí no tenías habilitados campos únicos para la verificación de datos o a pesar de ello tienes registros duplicados en tu CRM, no te preocupes, tienes dos opciones para localizar esos registros:

1) Búsqueda Puntual: Sí tenemos la sospecha que un registro en específico se nos ha duplicado lo único que tenemos que hacer es ir al módulo que nos interesa, abrir el registro que se quiere verificar, clicar el botón en la parte superior derecha (3 puntos) ahí tendremos la opción “buscar y combinar duplicados” debemos seleccionar los criterios con los que se quiere realizar la búsqueda, luego de buscar arrojará las coincidencias encontradas si hubiera alguna, y ya comprobando que se trata de los mismo datos, habría que ejecutar la acción de combinar sobre el contacto que se ha determinado como duplicado.

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2) Búsqueda Masiva: Si queremos comprobar varios registros en simultaneo, lo que debemos hacer es ir al módulo donde se encuentran los registros que se quiere comprobar, por ejemplo: Posibles Clientes, una vez ahí seleccionar la vista sobre la que realizaré la acción, ya en la vista ir al menú (3 puntos), seleccionar la opción “Deduplicar registros” (combinar automáticamente duplicados), en la cual habrá que seleccionar (como máximo 3) criterios para realizar la deduplicación, – en esta opción masiva los usuarios duplicados se combinarán automáticamente, y sólo requerirá acción manual cuando exista alguna incongruencia en datos.

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Y si aún no te queda claro contacta con nosotros y te ayudamos!.

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