Registre horari Zoho People: guia 2026 per a empreses

Si fas servir registre horari Zoho People, t'expliquem com passar de “complim a mitges” a “complim de sobres” amb la nova regulació que arriba el 2026: fitxatge digital, control de presència, traçabilitat i inspecció en remot –tot sense dolors operatius ni sancions. En el nostre dia a dia implantant Zoho amb pimes i autònoms, hem vist que l'èxit no només va de “fitxar”, sinó de deixar un rastre inalterable i fàcil d'auditar.

Què canvia amb la nova llei del 2026

El Govern ha donat tramitació urgent al nou reglament de registre horari. Això escurça a la meitat els terminis i permet que el desenvolupament reglamentari entri en vigor després de la seva publicació al BOE; Treball ja ha avançat que el registre serà digital i accessible per a treballadors, sindicats i Inspecció. Mancant text definitiu, l'enfocament és reforçar la interoperabilitat i el control en temps real per combatre hores extra impagades.

Alguns mitjans parlen a més de inalterabilitat del registre i fins i tot de possible homologació de programari el 2026. No és oficial (encara), però convé preparar-se amb sistemes que garanteixin traçabilitat, exportació immediata i evidències tècniques.

Què significa per a la teva empresa

• Res de paper ni excels casolans: registre digital y verificable.
• Accés (possiblement remot) per a Inspecció; en tot cas, accessible per a les parts.
• Més focus a traçabilitat/inalterabilitat i facilitat d'auditoria (tendència).

Requisits: digital, traçable i inalterable

El marc actual (art. 34.9 ET i RDL 8/2019) ja obliga al registre diari ja conservar-lo 4 anys amb disponibilitat per a plantilla i Inspecció. El nou reglament pivotarà sobre fiabilitat, accessibilitat y detall (p. ex., distingir jornades ordinàries/flexibles/extra).

Traducció tècnica per al 2026

• Digital by default: app/web/Kiosk, sense buits manuals.
• Traçabilitat: logs d'activitat, segell temporal, qui canvia què i quan.
• Inalterabilitat pràctica: polítiques d'edició amb justificació, versionat i exportacions periòdiques signades per a custòdia.
• Accés en remot o immediat a requeriment (si així queda al RD).
• Retenció mínima 4 anys (vigent).

Zoho People per al control de presència

Gent Zoho cobreix control horari i presència amb fitxatge web, mòbil (GPS) i Quiosc (reconeixement facial), gestió de torns i vacances, incidències, informes i exportació. És a dir: tot el que demanen negoci, RR. HH. i auditoria.

Fitxatge web, mòbil i Kiosk

• Web: entrada/sortida des del portal i polítiques de permisos.
• Mòbil amb GPS: fitxatge en ruta amb geolocalització i geofencing.
• Kiosk (tablet a recepció/obres/magatzem) amb reconeixement facial per evitar suplantacions.

Geolocalització, IP i geofencing

Pots limitar fitxatges per rang d'IP (oficina/VPN) i per zones geogràfiques (geofencing) per tallar fraus tipus “fitxo des de casa”. Això és or davant d'inspeccions.

Com configurar el registre horari

La meva recepta (la que apliquem en pimes de logística, clíniques i despatxos) va així:

1. Política: qui pot editar i com justificar, camps obligatoris, pauses i teletreball.
2. Canals de fitxatge: activa només els que necessites (web/mòbil/Kiosk) i combina amb IP+geo.
3. Torns i calendari: horaris, nocturnitat, festius, jornades parcials.
4. Alertes: notifica en temps real incompliments i hores extra.
5. Exportació: automatitza descàrregues mensuals y respatller segur (WorkDrive/Analytics/emmagatzematge) per 4 anys.

Torns, pauses i teletreball

Defineix torns (rotatius/fixos), pauses (menjars/fumar) i normes de teletreball: fitxatge remot permès només amb VPN i IP autoritzades i geofencing a la ciutat de l'empleat. Així equilibres productivitat i compliment.

Integració amb nòmina i BI

exporta informes d'assistència (entrades/sortides, hores totals, absències) i connecta'ls a nòmina/BI per quadrar hores extres i costos per centre/torn. Zoho People permet exportar informes i, amb Analytics, pots compondre panells per a adreça.

Auditoria i exportació per a inspecció

L'“arma secreta” és el Registre d'activitats: qui va tocar què i quan. A Zoho People es reté fins a 6 mesosi per tant recomano exportar logs i guardar-los al teu repositori de compliance per garantir traçabilitat a llarg termini (mínim 4 anys).

Traçabilitat: logs i auditoria

• Logs de canvis + justificació d'edicions.
• còpies mensuals amb hash o signatura (si uses repositoris amb versionat).
• Registres de Quiosc amb foto i marca de temps.

Informes i accés en remot

prepara un paquet estàndard: informe mensual per persona/centre, detall d'hores ordinàries i extra, històric de canvis, i accés en un clic per a auditoria interna i (si el RD fixa accés remot) per a Inspecció.

Privadesa i biometria: precaucions

L'ús de reconeixement facial (Kiosk/mòbil) exigeix ​​avaluar base jurídica (interès públic en matèria laboral vs. consentiment), minimització, informació i alternatives raonables. Hi ha debat sobre la futura regulació; alguns mitjans suggereixen exigències de inalterabilitat y homologació. Fins BOE, et recomano DPIA (avaluació dimpacte), retenció mínima necessària i controls daccés estrictes.

Casos d'ús: oficina, híbrids i camp

• Oficina multi-seu: Kiosk a recepció + web; fitxatges només des d'IP corporativa.
• Equips híbrids: mòbil amb geofencing per ciutat + teletreball autoritzat per IP.
• Camp/obres/repartiment: Kiosk portàtil (tablet) + mòbil GPS; informes diaris al cap dobra.
  A tots, automatitzem alertes d'absències, torns y vacances amb aprovacions; menys treball manual, més control de presència.

Subvencions: Kit Digital y Kit Consulting

L'adaptació no ha de fer mal a la butxaca. Com Agent Digitalitzador del Kit Digital i adherits a Kit Consulting, ajudem a Finançar diagnòstic, configuració de Zoho People, integracions (nòmina/BI) i formació d'equips per accelerar l'adopció.

Implantació amb Millennials Consulting

Som consultors especialistes a Zoho (CRM, integracions i People) i equip multidisciplinar (màrqueting, IT, processos, vendes). Acompanyem des de la memòria tècnica i el pla d'acció, fins al posada en marxa i el monitoratge. Ho fem sovint amb sectors tan diferents com educació, salut, legal, immobiliari, transport o indústria: sabem traduir la llei a operativa diària sense frenar el teu negoci.

Conclusió

2026 serà l'any del registre horari digital, traçable i auditable. Si avui poses a punt Gent Zoho (fitxatge web/mòbil/Kiosk, geolocalització, IP/geofencing, logs i exportació), demà tindràs un sistema inalterable de facto i llest per a la Inspecció, amb el plus de subvencions perquè el projecte surti rodó.

FAQs Nova la Llei de Registre horari i Zoho People

Quan es publica al BOE?

La reforma és a tramitació urgent; en falta la publicació i el detall final.

Serà obligatori un programari “homologat”?

No està confirmat; alguns mitjans ho apunten. Prepara inalterabilitat i auditoria per si cal.

He de conservar 4 anys els registres?

Sí, segueix vigent la conservació mínima de 4 anys.

Puc fer servir biometria (rostre/petjada)?

Zoho People ofereix Kiosk amb reconeixement facial; utilitza'l amb avaluació d'impacte i mesures RGPD.

Fonts

Zoho People docs: Kiosk (facial), IP/geo-restriction, reports/export, activity log.

RTVE: urgència del tràmit; registre digital i accessible.

El País: interoperabilitat, terminis i esquema del RD.

PressDigital: accés remot (declaracions).

el Debat: inalterabilitat i possible homologació (no oficial).

BOE/ET art. 34.9: conservació 4 anys