Esborra els contactes repetits a Zoho CRM
Tenir un CRM lliure de registres duplicats, és increïblement valuós, per això hem de ser molt curosos amb les dades que carreguem, i com gestionem aquestes dades una vegada captades.
Ja sabem que com més leads, possibles clients, contactes, etc. millor, però cal ser curós, perquè a mesura que creixem en registres al nostre CRM, també augmenten les possibilitats que se'ns generin duplicats i el nostre CRM deixi de ser net.
Ara el que és important: com podem eliminar i/o evitar els duplicats.
-
Solució preventiva.
La millor manera de no tenir duplicats és evitar-los des del principi, com ho fem? A l'àrea de configuració ens anirem a personalització, clicarem sobre mòduls i camps, anar al mòdul en específic sobre el qual volem realitzar l'acció, per exemple: Possibles Clients, un cop obrirem el menú (3 punts) i anirem a “preferències de comprovació de duplicats i activar la comprovació mitjançant camps únics”, per això també serà necessari determinar en els camps quins seran únics ex.: correu electrònic, una vegada marcat un camp com “Únic” es pot aturar la creació dun registre duplicat.
Important: no es pot tenir més de dos camps com a únics, per la qual cosa és aconsellable triar de manera intel·ligent quins camps mereixen ser únics a cadascun dels nostres mòduls.
-
Solució reactiva.
Sí no tenies habilitats camps únics per a la verificació de dades o malgrat això tens registres duplicats al teu CRM, no et preocupis, tens dues opcions per localitzar aquests registres:
1) Cerca Puntual: Sí que tenim la sospita que un registre en específic se'ns ha duplicat l'únic que hem de fer és anar al mòdul que ens interessa, obrir el registre que es vol verificar, clicar el botó a la part superior dreta (3 punts) aquí tindrem l'opció «buscar i combinar duplicats» hem de seleccionar els criteris amb què es vol fer la cerca, després de buscar llançarà les coincidències trobades si n'hi hagués alguna, i ja comprovant que es tracta de les mateixes dades, caldria executar l'acció de combinar sobre el contacte que s'ha determinat com a duplicat.
2) Cerca Masiva: Si volem comprovar diversos registres en simultani, el que hem de fer és anar al mòdul on es troben els registres que es vol comprovar, per exemple: Possibles Clients, un cop seleccionar la vista sobre la qual faré l'acció, ja a la vista anar al menú (3 punts), seleccionar l'opció “Deduplicar registres” (combinar automàticament duplicats), en la qual caldrà seleccionar (com a màxim 3) criteris per realitzar la deduplicació, – en aquesta opció massiva els usuaris duplicats es combinaran automàticament, i només requerirà acció manual quan hi hagi alguna incongruència en dades.
I si encara no et queda clar, contacta amb nosaltres i t'ajudem!
